Згідно чинного природоохоронного законодавства, підприємства, установи, організації, а також фізичні особи – суб’єкти підприємницької діяльності (далі – підприємства), діяльність яких пов’язана з утворенням відходів та здійсненням операцій у сфері поводження з ними, зобов’язані визначати склад і властивості відходів, що утворюються, а також ступінь їх небезпечності для довкілля та здоров’я населення, виявляти і вести первинний поточний облік кількості, типу і складу відходів, що утворюються, збирають, перевозять, зберігають, обробляють, утилізують, знешкоджують, які захороняють та видаляють.
Паспортизації підлягають будь-які речовини, матеріали і предмети, які підпадають під категорію «відходів», згідно з визначенням, тобто якщо вони «не мають подальшого використання за місцем утворювання чи виявляння та яких їх Власник повинен позбутися за допомогою утилізації чи видалення».
Виняток становлять комунальні (побутові) та подібні їм відходи підприємств, які видаляють (вивозять) згідно з договорами, укладеними зі спеціалізованими підприємствами (організаціями). Первинний облік і паспортизацію комунально-побутових (ТПВ) та подібних їм відходів ведуть за окремим порядком.
На кожному підприємстві, паспортизації підлягають усі без винятку відходи, для яких встановлюють дозволи на здійснення операцій щодо поводження з ними (зокрема, на утворювання та розміщення). Обмеження щодо паспортизації відходів за мінімальною кількістю їх утворювання можна вводити за погодженням з місцевими підрозділами спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері поводження з відходами.
Для підприємств (передусім непромислових), з незначними обсягами утворювання інертних і малонебезпечних (IV класу небезпеки) відходів, допустимо вводити паспорти за скороченою системою показників. Зазначене спрощення також відповідно погоджують.
Допустимо складати єдині паспорти для відходів одного виду (одного класу небезпеки), що утворюються в різних процесах, операціях, роботах. В такому випадку у відповідних розділах і пунктах паспорта наводять перелік тих процесів, в яких утворюється даний вид відходів, пооб’єктні обсяги утворювання та інше за змістом форми.
Паспорти не складають також на спеціальні види відходів (наприклад, радіоактивні) в разі ведення підприємством відповідних окремих форм їх обліку та паспортизації згідно з чинними нормативними актами.
Форми паспорта відходів підприємства запроваджуються за наказом керівника підприємства та письмовим розпорядженням начальників структурних підрозділів і керівників відповідних служб, які визначають відповідальних осіб за ведення паспорта конкретного виду відходів підприємства.
